Традиционно главное родительское собрание учебного года в выпускных классах посовещается организации выпускного вечера и Последнего звонка
И не редко уже на этом этапе можно выделить несколько групп родителей, интересы которых совместить в единое целое не возможно, поэтом не редко самое первое родительское собрание приводит лишь к конфронтации команды «Экономных родителей» против команды «Выпускной раз в жизни, давайте сделаем идеально»
Чаще всего организатор выпускного появляется тогда, когда конфронтация уже переросла в настоящие военные действия и родители сказали друг другу не мало обидных слов, а выпускники заранее разочаровались в празднике, которого ещё не было
Давайте поговорим, как же подготовится родительскому комитету к собранию, посвящённому подготовке к Выпускному и Последнему Звонку, чтобы максимально эффективно провести первую встречу
Анализ рынка выпускных за прошлый год с деталями
Каждый опытный организатор начинаем первую встречу с родителями именно с финансовой стороны и показывает на примерах, что именно получили выпускники и родители за ту или иную стоимость год назад. Ведь самый первый вопрос, который вас ожидает «Почему так дорого? Давайте искать дешевле!». В среднем рост на услуги, связанные с организацией и проведением праздников ежегодно растёт на 15–20% наравне с ростом цен на продукты и топливо. Таким образом вы сможете сразу обосновать предварительную смету на Выпускной и Последний Звонок
Выбор формата будущего выпускного бала и Последнего Звонка
Будет ли это полноценный банкет или праздник в формате вечеринки, на сколько всем важно чтобы празднование выпускного совпадало с вручением аттестатов и все ли готовы переплатить за дату 30–40% или большинство готово рассмотреть праздник в будний день и не экономить на качестве. Будет ли в приоритете «пакетный выпускной» из серии «купил билет и забыл» но с участием совершенно не знакомых детей и родителей, или, все-таки хочется, за те же деньги индивидуального праздника, который действительно запомнится всем выпускникам, учителям и родителям
Формирование оргкомитета и распределение обязанностей внутри него.
Кто будет собирать деньги и в какой срок? Кто будет формировать отчет по расходам и где другие родители смогут его увидеть? Кто будет подбирать исполнителей на выпускной (ресторан, ведущего, фото, видео, оформление актового зала) и главное нести ответственность за полученный результат. На данном этапе я обычно рекомендую обсудить с родителями, что расходы на профессионального организатора, который сможет учесть все подводные камни, порекомендует проверенную команду исполнителей, составит меню и скоординирует мероприятие вполне оправданы
Официальная часть Последнего Звонка и Выпускного бала
Как будет оформлен актовый зал. Какие подарки учителям все готовы рассмотреть и на какую сумму? Цвет выпускной ленты и колокольчика. Готовы ли родители сами стать частью праздника: подготовить номера для выпускников, или позиция наблюдателя ближе? Все ли готовы к профессиональной видео и фото съёмке? И не забудьте получить сразу разрешение на съёмку детей, желательно в 2 экземплярах, ведь впереди обсуждение выпускного альбома
Будет ли школьный фотоальбом и в каком формате
На этом этапе желательно уже провести голосование в родительском чате и быть уверенным в том, что школа готова дать разрешение на съёмку выпускников внешним фотографом в стенах учебного заведения. В случае отказа расстраиваться не стоит. Студийная фотосъёмка для выпускного альбома, пуст и не такая тематичная, зато всегда более эстетичная и многие выпускники хотели бы получить стильные и интересные фото в противовес фотографиям из школы
Согласование с родителями протоколов и форм отчетности
Тут так же важно проговорить и зафиксировать порядок сбора денежных средств, создать папку куда будут загружаться договора с подрядчиками, последний срок внесения денежных средств, порядок отказа от выпускного и невозможность возврата денежных средств в последний момент
Таким образом, подготовка родительского комитета к родительскому собранию — это достаточно кропотливая работа, которая требует сил и времени. Вне зависимости от того, будет ли принято решение готовиться к выпускному силами родителей или все‑таки, довериться профессиональному организатору и сэкономить деньги и нервы, этап всеобщего родительского собрания является обязательным
